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【革命队伍建设】:如何让员工提出高质量建议

发布于 2015/04/21-16:21 标签: /

如何让员工提出高质量建议

一般来说,领导很难从员工口中得到他们对于公司的真实想法。但是,同时有研究表明,如果员工选择表达意见,会产生很多积极影响,包括更高的员工敬业度和工作满意度、更好的学习、更强的创造性和创新性、更少的事故、更安全的工作环境,以及更好的个体绩效。

领导需要明确表示公司期待和鼓励畅所欲言,并且保证员工不会因为言论而受到伤害;员工需要克服恐惧,学习提建议的技巧,并且在提建议的过程中变得更加自信。看起来,如果事情能按照上面描述的进行,所有问题都能够解决了,领导就可以了解所有他需要了解的信息。

是这样吗?其实没这么简单。

回顾一下员工调查问卷中的开放式意见,意见箱中收到的小纸条,或是学生对老师的教学评估,你就会发现,并非所有的声音都有同样的价值。拿开会举例,与会者经常转移话题,或者分享一些私人的、与议题无关的观点。简言之,不是所有建议都是好的建议,仅仅提高表达意见的频率和音量是远远不够的。

对领导者来说,获取有帮助的建设性意见的前提,是承认自己并非是永远正确的。领导者的关注点应该在如何达成目标,而不是一直为达成自己的想法争辩。但是,对大多数领导来说放弃自己的方案和想法都是非常困难的。尤其对于那些对自己的能力不自信,或者将下属视为自己职位和地位的潜在威胁的领导来说,则是难上加难。但是,如果要为建设性意见提供生长土壤,这一点是至关重要的。

有很多方法可以提高员工提出有益想法的概率。我们为你提供以下建议:

1. 不要过多地提供支持

支持有时候会产生意想不到的反效果,尤其是当你表明对所有建议一视同仁时。你需要声明自己更重视有想法的建议,而不是随便什么建议。请鼓励员工从领导的角度思考,参考潜在的限制、阻碍和多方利益相关者。有一种方式可以达成这样的目标:在特定期限内,进行一些目标明确的选拔,鼓励员工针对特定的战略性挑战或问题提出解决方案。举例来说,公司希望鼓励员工更多地使用公司网站,而不是免费热线。领导者可以实现明确要解决的问题,同时指出所有的限制条件或可以发生的状况,以供员工参考。在员工理解了问题和背景因素之后,领导者可以给出为期三周的创意期,在此期间员工可以向知识数据库递交自己的想法,然后修正他人的建议,并最终投票选出最佳提案。

2. 提供表达途径,提高建议质量

有些员工在人群中不乐意发言,对于这种情况,私下里邀请他们分享想法和担心会得到更多更好的建议。你可以直接去员工的办公室询问建议,也可以制定定期的一对一沟通计划。同时,也要设定高标准,以鼓励高质量的建议。比如,在举行任何会议之前,制定明确的议程和会议目的——“好的,我们有60分钟来解决议题X,其中问题Y是最亟待解决的问题“。另外,也要制定比较高的标准——”这个问题是该项目的关键点,我需要你提出最好的想法“。

3. 帮助员工认识到自己的偏见

大多数员工会从一个狭窄的、功能性的角度看待一项政策或流程,很少有人会意识到自己在这方面的偏见。如果你能在员工提出建议之前帮他建立起大局观,得到的建议一般会更好。你还可以你建议员工在提出方案之前召开会议,与各种利益相关者沟通,以便更好地理解问题、背景和可能发生的状况。举例来说,如果某项政策让某位员工很抵触,可以安排他与创立和实施这项政策的员工沟通,以帮他了解该政策创立的目的,创建的过程,以及之前各种尝试的结果。这样的话,员工就会提供更有洞察力的可实施的方案,从而实现全局目标的最优化。

4. 找出有影响力的“密探”

如果有人帮你过滤信息,你就能获得更好的建议。你可以雇佣一些值得信赖的“密探”,他会从员工中收集反馈,汇总信息,并为你筛选出最好的方案。因为这些信息都是通过非正式渠道匿名收集的,就会带来一个额外的好处——员工在提出建议的时候会更有前瞻性。

 

5. 完成反馈

员工花费了时间和精力了解背景信息,提出建设性的建议,因此他们有权了解自己的建议有没有被实施,以及结果如何。完成反馈并不仅仅为了鼓励员工继续提建议,也为了鼓励其他人提建议。当他们看到别人的建议产生了积极的、有意义的影响时,也会促进他们提出建议。

当你需要员工提出建议时,请注意不要对所有建议都敞开大门,尤其是那些不是特别优秀的建议。你需要做的是鼓励员工提出有洞察力和建设性的建议。

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